Como enviar um fax por e-mail, sem máquina de fax
Anexe o documento, envie-o para o número de fax usado como endereço e leia o relatório de transmissão. Dois minutos ao todo.
Uma máquina de fax é um digitalizador, um modem e uma impressora na mesma caixa — e dois dos três já tem. O que sobra, o modem e a linha que ele marca, é exatamente o que um serviço de fax online substitui. Do seu lado, passa a ser um e-mail com um anexo.
O que precisa antes de começar
- O documento em PDF. Quase tudo se converte, mas o PDF chega sem surpresas – ver o que um fax faz a um PDF.
- O número de fax do destinatário, em formato internacional completo. Um número de fax parece um número de telefone porque é um.
- Um número seu. Não para enviar, mas para receber a resposta — e porque o aparelho recetor imprime o seu número em cada página.
Os passos
- Abra um fax novo no painel, ou escreva um e-mail para o endereço do número.
- Anexe o documento. Um ficheiro ou vários: chegam como um único fax, pela ordem em que os anexou.
- Junte uma folha de rosto se o destinatário for uma organização. O que deve constar é mais curto do que sugerem os modelos.
- Envie e deixe correr. Um fax não é imediato: a linha é marcada, atendida e negociada antes de sair a primeira página.
Envie primeiro para si
Antes do fax que interessa, mande uma página para o seu próprio número. Verá exatamente o que o destinatário vê — resolução, folha de rosto, cabeçalho — pelo preço de uma página.
O que a confirmação prova de facto
No fim da transmissão recebe um relatório. Vale a pena percebê-lo, porque é a única prova que terá de que as páginas chegaram: regista que o outro lado atendeu, quantas páginas foram negociadas e aceites e quanto durou a chamada. O que não regista é que alguém as tenha lido.
A diferença conta: separa o fax do recibo de leitura de um e-mail e é a razão pela qual os setores regulados ainda faxam. O que prova um relatório de transmissão percorre-o linha a linha.
Quando não passa
A maioria das falhas é do outro lado: uma linha que ninguém atende, um aparelho sem papel, um número que há dois anos é de voz. O serviço repete o que vale a pena repetir e indica a causa – a lista completa está em porque falha um fax.
A única falha que costuma ser sua: um documento acima do limite de páginas por fax. Um contrato de 60 páginas não sai num plano que corta às 50; divida-o ou mude de plano.
Vale sequer a pena faxar isto?
Muitas vezes não. Se o destinatário aceitar e-mail, o e-mail é mais rápido, mais barato e mais fácil de provar. O fax mantém-se onde o processo do outro lado o exige — consultórios, tribunais, seguradoras, administração — e onde é preciso uma prova de entrega que não dependa do servidor de correio alheio. Em Portugal há ainda uma segunda questão: o valor legal do fax.