O que deve constar numa folha de rosto de fax — e o que não
Seis linhas: para quem, de quem, como o contactar, a data, o número de páginas e uma linha de assunto. Nunca o conteúdo.
Uma folha de rosto existe por uma razão: um fax cai num tabuleiro partilhado, e a primeira pessoa a pegar-lhe não é o destinatário. Tudo o que está nessa página deve ajudá-la a encaminhá-lo, e nada nela deve dizer-lhe o que não lhe diz respeito.
As seis linhas que contam
- Para — uma pessoa ou um departamento, e a organização. «Contabilidade» serve; «A quem de direito» é uma página que fica no aparelho.
- De — o seu nome e organização, escritos como quer que lhos leiam ao telefone.
- Um número onde o encontrem. Não só o fax: uma linha de voz ou um e-mail. Metade dos faxes sem resposta ficam assim porque ninguém pôde perguntar nada.
- Data e hora, porque o relógio do aparelho recetor está errado mais vezes do que certo.
- O número de páginas, folha de rosto incluída. É assim que o destinatário sabe se uma transmissão parcial lhe custou alguma coisa — ver o que prova um relatório de transmissão.
- Uma linha de assunto. «Referenciação, consulta de 14 de março» — o suficiente para encaminhar, insuficiente para ler.
O que não deve lá estar
A folha de rosto é a página com mais probabilidade de ser vista por quem não deve, por isso é a que menos deve carregar. Fora:
- O conteúdo. Sem diagnóstico, sem saldo, sem detalhe do processo. Um assunto que resume o documento anula o sentido da folha de rosto.
- Identificadores completos. Nem data de nascimento completa, nem número de utente, nem número de processo ou de conta. Os últimos quatro dígitos chegam para fazer a correspondência.
- Um aviso de confidencialidade com mais de duas frases. Os longos não são lidos e empurram o útil para uma segunda página.
As folhas de rosto são páginas
Todos os planos a contam como página, contra o seu plafond e contra o limite por fax. Num documento de duas páginas é um terço do envio. Retire-a quando o destinatário o espera.
Quando dispensá-la
Se o destinatário sabe que o fax vem e ele segue para o aparelho dele, a folha de rosto é uma página de cerimónia. Ganha o seu lugar no caso oposto: uma organização, uma linha partilhada e ninguém à sua espera.
O cabeçalho não é a folha de rosto
Independentemente do que escrever, o aparelho recetor carimba uma linha no topo de cada página: número do remetente, hora e contador de páginas. Não se pode retirar, e é por isso que um documento com conteúdo nos primeiros 10 mm chega riscado. Deixe a margem — o que um fax faz a um PDF trata do resto.