O que prova um relatório de transmissão de fax — e o que não prova
Prova que um aparelho naquele número atendeu e aceitou um determinado número de páginas. Não que alguém as tenha lido.
O relatório de transmissão é o recibo que um fax deixa. É também o documento mais mal compreendido de toda a operação: lê-se como prova de entrega a uma pessoa, quando prova um aperto de mão entre duas máquinas. A diferença é quase sempre irrelevante e de vez em quando decide um litígio.
O que lá está de facto
- O número marcado, exatamente como foi marcado — não o nome da organização, os dígitos.
- O identificador do outro lado, a cadeia com que aquele aparelho se anuncia. Às vezes um número, às vezes uma firma, às vezes nada.
- As páginas aceites. Não as que enviou: as que o aparelho recetor confirmou. Quando diferem, é essa a linha interessante.
- Duração e velocidade. Uma linha má negoceia para baixo; muita duração com poucas páginas indica má ligação, não documento longo.
- O resultado, e onde falhou se falhou.
- Uma marca temporal, com o fuso indicado.
O que prova
Que no momento indicado um aparelho com capacidade de fax atendeu naquele número, negociou uma sessão e acusou a receção de um número preciso de páginas. Esse aviso não é cortesia: o recetor confirma cada página ao nível do protocolo depois de a ter. É por isso que o fax resistiu nos setores regulados muito depois de o e-mail ser melhor em tudo o resto.
O que não prova
- Que uma pessoa o viu. As páginas podem estar num tabuleiro de saída, numa sala vazia.
- Que enviou o documento certo. O relatório conta páginas; não sabe o que está nelas. Guarde a cópia enviada — um serviço de fax arquiva-a com o registo, e é para isso que serve.
- Que o número é de quem julga. Os números são reatribuídos, e um dígito trocado produz um relatório impecável a partir do aparelho de um desconhecido.
- Que estava legível. Um fax é a digitalização de uma digitalização. Uma página pode chegar completa e ilegível, e o relatório dirá que chegou.
O caso da transmissão parcial
Se o relatório mostrar menos páginas aceites do que as enviadas, o fax não chegou: chegou a meio, e o outro lado imprimiu o que tinha. Reenvie o documento inteiro, não o resto — o destinatário não tem como saber que o segundo fax continua o primeiro.
Guardá-lo para que ainda valha alguma coisa
Um relatório só é prova enquanto o conseguir apresentar, numa forma que ninguém tenha de aceitar da sua palavra. Na prática: arquivado com o documento a que pertence, com uma marca temporal que não saia do seu próprio arquivo, e acessível a alguém que não seja você.
É esse o argumento inteiro a favor de um serviço face ao aparelho do corredor. Ver o rasto que um fax deixa e quanto tempo guardar os faxes.
Quando não há relatório
Não haver relatório significa que a chamada nunca se completou — não é uma falha de entrega, é normalmente linha ocupada ou ninguém atende. Uma nova tentativa, não um incidente. Porque falha um fax percorre as causas.