Een fax versturen via e-mail, zonder faxapparaat
Voeg het document toe, stuur het naar het faxnummer als adres en lees de verzendbevestiging. Bij elkaar twee minuten.
Een faxapparaat is een scanner, een modem en een printer in één kast, en twee daarvan heeft u al. Wat overblijft — de modem en de lijn die hij belt — is precies wat een online faxdienst vervangt. Aan uw kant wordt het een e-mail met een bijlage.
Wat u nodig heeft
- Het document als pdf. Bijna alles laat zich omzetten, maar een pdf komt zonder verrassingen aan – zie wat een fax met een pdf doet.
- Het faxnummer van de ontvanger, volledig internationaal. Een faxnummer lijkt op een telefoonnummer omdat het er een is.
- Een eigen faxnummer. Niet om te versturen, maar voor het antwoord — en omdat het ontvangende apparaat uw nummer op elke pagina afdrukt.
De stappen
- Open een nieuwe fax in het dashboard, of schrijf een e-mail aan het adres van het nummer.
- Voeg het document toe. Eén bestand of meer: ze komen als één fax aan, in de volgorde waarin u ze toevoegde.
- Voeg een voorblad toe als de ontvanger een organisatie is. Wat daarop hoort is korter dan de meeste sjablonen suggereren.
- Verstuur en laat het lopen. Een fax is niet meteen aangekomen: er wordt gebeld, opgenomen en onderhandeld voordat de eerste pagina gaat.
Stuur hem eerst naar uzelf
Stuur vóór de fax die telt één pagina naar uw eigen nummer. U ziet precies wat de ontvanger ziet — resolutie, voorblad, koptekst — voor de prijs van één pagina.
Wat de bevestiging echt zegt
Na de verzending krijgt u een rapport. Het is de moeite waard om te begrijpen, want het is het enige bewijs dat u ooit zult hebben dat de pagina's zijn aangekomen: het legt vast dat de andere kant opnam, hoeveel pagina's zijn onderhandeld en geaccepteerd, en hoe lang de verbinding duurde. Wat het niet vastlegt, is of iemand ze gelezen heeft.
Dat verschil telt: het scheidt de fax van een leesbevestiging, en het is waarom gereguleerde sectoren nog faxen. Wat een verzendbevestiging bewijst loopt hem regel voor regel na.
Als het niet lukt
De meeste mislukkingen liggen aan de andere kant: een lijn die overgaat, een apparaat zonder papier, een nummer dat al twee jaar spraak is. De dienst probeert opnieuw wat het proberen waard is en noemt de oorzaak – de volledige lijst staat in waarom een fax mislukt.
De enige fout die meestal bij u ligt: een document boven de paginalimiet per fax. Een contract van 60 pagina's gaat niet weg op een pakket dat bij 50 stopt; splits het, of stap over.
Moet dit eigenlijk wel per fax?
Vaak niet. Accepteert de ontvanger e-mail, dan is e-mail sneller, goedkoper en makkelijker te bewijzen. De fax houdt stand waar het proces van de andere kant erom vraagt — praktijken, rechtbanken, verzekeraars, overheid. In de zorg speelt bovendien een tweede vraag: faxen in de zorg.