Een pdf faxen: wat de reis overleeft en wat niet
Een fax is één bit per punt bij ongeveer 200 dpi. Kleur, grijstinten en dunne grijze letters overleven dat niet; zwarte tekst op wit wel, perfect.
Alles wat u faxt wordt vooraf tot hetzelfde omgezet: een zwart-witafbeelding, één bit per punt, ongeveer 200 punten per inch. Geen grijswaarden — twee waarden, aan en uit. Wie dat weet, kan elke vreemd ogende fax die hij ooit kreeg zelf verklaren.
Wat perfect aankomt
- Zwarte tekst op wit, tot ongeveer 8 punt. Daar is het formaat voor gemaakt en daar is het nog steeds heel goed in.
- Lijntekeningen, tabellen en formulieren: alles wat uit lijnen bestaat.
- Handtekeningen, ook met de pen gezet. Een handtekening is een lijntekening.
- Streepjescodes en QR-codes, meestal, mits groot genoeg afgedrukt.
Wat niet
- Foto's. Ze worden gerasterd — een puntpatroon dat grijs nabootst — en een pasfoto komt als grijze vlek aan. Moet een foto leesbaar zijn, dan hoort hij vooraf vergroot en contrastrijker gemaakt.
- Kleur die betekenis draagt. Een rode stempel wordt zwart, een kleurgecodeerde tabel eenkleurig. Is de kleur de informatie, zet er dan een woord bij.
- Lichtgrijze letters. Watermerken, disclaimers en formulierhints in 60 % grijs verdwijnen of worden ruis.
- Grijs gearceerde tabelrijen. Een vulling van 10 % wordt een puntpatroon dat de tekst erop kan opslokken. Dit is de nummer één oorzaak van een onleesbare fax die op het scherm goed leek.
- Transparantie. Die wordt vooraf platgeslagen, en een logo over een grijs vlak platslaan maakt het zelden beter.
De test van één minuut
Print voor het versturen van iets met arcering het document naar pdf in zwart-wit. Wat u ziet ligt heel dicht bij wat de ontvanger krijgt, en het kost minder tijd dan het telefoontje over de onleesbare pagina.
Paginaformaat en marges
De fax heeft zijn eigen paginageometrie, dichter bij A4 dan bij Letter. Inhoud tegen de rand gaat verloren: de meeste apparaten drukken de laatste millimeters niet af. Een marge van 10 mm rondom is het veilige minimum, en houdt meteen de koptekst die het ontvangende apparaat bovenaan stempelt van uw eerste tekstregel af.
Resolutie: standaard of fijn
Fijn verdubbelt de verticale resolutie en ongeveer de lijntijd. Voor tekst loont dat meestal; bij een toch al lang document is het het verschil tussen een verzending die het haalt en een die halverwege wegvalt — zie waarom een fax mislukt.
Scans en het fotoprobleem
De slechtste bron is een telefoonfoto van een vel papier: ongelijk licht wordt ongelijke rastering, en de schaduw van de hand wordt een grijs blok. De documentscanstand van diezelfde telefoon is iets heel anders — die trekt recht, snijdt bij en drempelt — en volstaat bijna altijd.
Scant u zelf: 300 dpi in zwart-wit, niet in kleur. In kleur scannen en de fax laten converteren geeft de conversie minder materiaal, niet meer.
Voor de fax die telt
Stuur hem eerst naar uw eigen nummer. U ziet precies wat de ontvanger ziet, voor de prijs van één pagina. Het is de enige betrouwbare test. Een fax versturen via e-mail beschrijft hoe.