Waarom uw fax mislukte, oorzaak voor oorzaak
De meeste mislukkingen liggen aan de andere kant, niet aan uw document: een lijn die overgaat, een apparaat zonder papier, een nummer dat spraak werd.
Een fax mislukt luid, anders dan een e-mail — een van zijn laatste voordelen. De mislukking komt terug met een oorzaak, en die oorzaak zegt of u opnieuw moet proberen, iets moet herstellen of de telefoon moet pakken. Hieronder alle oorzaken die het waard zijn, ruwweg op volgorde van hoe vaak ze voorkomen.
Geen gehoor
Het ging over en er nam niemand op. Bijna altijd de andere kant: een apparaat dat 's nachts uit staat, of een nummer dat alleen tijdens kantooruren bemand is. De meest voorkomende mislukking en de minst verontrustende.
Wat te doen: niets. Een faxdienst probeert dit vanzelf opnieuw, met tussenpozen. Binnen de minuut handmatig opnieuw proberen voegt alleen een tweede mislukking aan het dossier toe.
In gesprek
Er nam iets op, en het was een faxapparaat dat al bezig was. Gebruikelijk bij organisaties die veel faxen op één lijn ontvangen, en precies op de tijden die u zou verwachten: als eerste 's ochtends en vlak na de lunch.
Er nam een stem op
Het gesprek kwam bij een mens of een voicemail uit in plaats van bij een faxtoon. Dit is de oorzaak om bij stil te staan, want opnieuw proberen lost hem niet op. Het betekent meestal een van drie dingen: het nummer is een spraaklijn, het nummer is opnieuw uitgegeven, of iemand moet het apparaat handmatig op ontvangst zetten — nog altijd de gang van zaken in verrassend veel kleine kantoren.
De verzending begon en stopte
Het vervelendste geval, omdat het half lukte. De bevestiging toont minder geaccepteerde dan verzonden pagina's, en de ontvanger heeft die pagina's afgedrukt. Slechte lijnkwaliteit is de gebruikelijke reden en lange documenten de gebruikelijke slachtoffers: elke extra pagina is een minuut extra waarin de lijn kan wegvallen.
Stuur het geheel opnieuw
Stuur nooit alleen de ontbrekende pagina's. De ontvanger kan niet weten dat uw tweede fax het eerste voortzet, en een document dat iemand op gevoel uit twee faxen samenstelt is erger dan een document dat twee keer is verstuurd.
De andere kant heeft geen papier of geheugen meer
Een apparaat dat niet kan opslaan of afdrukken weigert het gesprek. Afhankelijk van het model lijkt dat op in gesprek of op een harde weigering. Aan uw kant verandert niets eraan, en meestal is het de volgende werkdag verholpen.
Het nummer klopte niet
Minder een mislukking dan een succes op het verkeerde adres. Twee vormen: een ontbrekende landcode — een faxnummer heeft zijn volledige internationale vorm nodig, net als een telefoonnummer — en een omgedraaid cijfer, dat een keurige bevestiging oplevert vanaf het apparaat van een vreemde. Zegt de bevestiging geslaagd en de ontvanger van niet, controleer dan eerst het nummer op de bevestiging.
Het document was te groot
De enige fout die echt van u is. Elk pakket begrenst het aantal pagina's in één fax — die grens bestaat omdat een gesprek van een uur een uur is waarin een lijn kan wegvallen. Een contract van 60 pagina's gaat niet weg onder een grens van 50. Splits het op een logisch punt en zeg het tegen de ontvanger, of stap over.
Het probleem was de scan
Geen mislukking, maar het levert hetzelfde telefoontje op. Een pagina die zwart, gestreept of onleesbaar aankomt vertrok meestal als foto van een document in plaats van als scan. Wat een fax met een pdf doet beschrijft wat de reis overleeft.
Wanneer u moet stoppen
Drie mislukkingen met dezelfde oorzaak is geen pech maar een feit over dat nummer. Vanaf dan is bellen de snelste weg — en als blijkt dat het nummer al twee jaar geen faxlijn meer is, weet u dat liever vóór de vierde poging.