Wat een verzendbevestiging bewijst — en wat niet
Hij bewijst dat een apparaat op dat nummer opnam en een bepaald aantal pagina's accepteerde. Niet dat iemand ze gelezen heeft.
De verzendbevestiging is het bonnetje dat een fax achterlaat. Het is ook het meest misverstane document in het hele proces: mensen lezen hem als bewijs van bezorging bij een persoon, terwijl hij een handdruk tussen twee machines bewijst. Dat verschil doet er meestal niet toe en af en toe beslist het een geschil.
Wat er werkelijk op staat
- Het gekozen nummer, precies zoals het gekozen is — niet de naam van de organisatie, de cijfers.
- De identificatie van de andere kant, de tekenreeks waarmee dat apparaat zich aankondigt. Soms een nummer, soms een bedrijfsnaam, soms niets.
- Het aantal geaccepteerde pagina's. Niet wat u stuurde: wat het ontvangende apparaat bevestigde. Wijken die af, dan is dat de interessante regel.
- Duur en snelheid. Een slechte lijn onderhandelt omlaag; lange duur bij weinig pagina's betekent een matige verbinding, geen lang document.
- De uitkomst, en waar het misging als het misging.
- Een tijdstempel, met vermelde tijdzone.
Wat hij bewijst
Dat op het genoemde moment een faxapparaat op dat nummer opnam, een sessie onderhandelde en de ontvangst van een bepaald aantal pagina's bevestigde. Die bevestiging is geen beleefdheid: het ontvangende apparaat bevestigt elke pagina op protocolniveau nadat het hem heeft. Daarom hield de fax stand in gereguleerde sectoren, lang nadat e-mail op elk ander punt beter was.
Wat hij niet bewijst
- Dat een mens het gezien heeft. De pagina's kunnen in een uitvoerbak liggen, in een lege kamer.
- Dat u het juiste document stuurde. De bevestiging telt pagina's; wat erop staat weet hij niet. Bewaar de verzonden kopie — een faxdienst legt hem bij het dossier, en dat is het nut ervan.
- Dat het nummer is van wie u denkt. Nummers worden opnieuw uitgegeven, en één omgedraaid cijfer levert een keurige bevestiging op van het apparaat van een vreemde.
- Dat het leesbaar was. Een fax is een scan van een scan. Een pagina kan compleet én onleesbaar aankomen, en de bevestiging zegt: aangekomen.
Gedeeltelijke verzending
Staan er minder geaccepteerde dan verzonden pagina's, dan is de fax niet aangekomen maar half aangekomen — en de andere kant heeft afgedrukt wat hij had. Stuur het hele document opnieuw, niet de rest: de ontvanger kan niet weten dat uw tweede fax het eerste voortzet.
Zo bewaren dat hij later nog iets waard is
Een bevestiging is alleen bewijs zolang u hem kunt tonen, in een vorm die niemand op uw woord hoeft te geloven. In de praktijk: opgeslagen bij het document waar hij bij hoort, met een tijdstempel die niet uit uw eigen archief komt, en op te vragen door iemand anders dan u.
Dat is het hele argument voor een faxdienst boven het apparaat op de gang. Zie het spoor dat een fax achterlaat en hoe lang faxen bewaren.
Als er geen bevestiging is
Geen bevestiging betekent dat het gesprek nooit tot stand kwam — dat is niet hetzelfde als een mislukte bezorging, meestal is het in gesprek of neemt niemand op. Een nieuwe poging, geen incident. Waarom een fax mislukt loopt de oorzaken langs.