Wat op een faxvoorblad hoort — en wat er niet op mag
Zes regels: voor wie, van wie, hoe u te bereiken bent, de datum, het aantal pagina's en één onderwerpregel. Nooit de inhoud.
Een voorblad bestaat om één reden: een fax komt in een gedeelde bak terecht, en de eerste die hem oppakt is niet de geadresseerde. Alles op die pagina moet die persoon helpen hem door te geven, en niets erop mag vertellen wat hem niet aangaat.
De zes regels die tellen
- Aan — een persoon of afdeling, plus de organisatie. 'Administratie' kan; 'Aan wie het aangaat' is een pagina die op het apparaat blijft liggen.
- Van — uw naam en organisatie, gespeld zoals u ze aan de telefoon teruggelezen wilt horen.
- Een nummer waarop u bereikbaar bent. Niet alleen de fax: een spraaklijn of een e-mailadres. De helft van de onbeantwoorde faxen blijft liggen omdat niemand iets kon vragen.
- Datum en tijd, want de klok van het ontvangende apparaat staat vaker verkeerd dan goed.
- Het aantal pagina's, voorblad meegeteld. Zo weet de ontvanger of een gedeeltelijke verzending hem iets gekost heeft — zie wat een verzendbevestiging bewijst.
- Eén onderwerpregel. 'Verwijzing, afspraak 14 maart' — genoeg om door te geven, te weinig om te lezen.
Wat er niet op mag
Het voorblad is de pagina die het vaakst door de verkeerde persoon wordt gezien, dus de pagina die het minst mag dragen. Weglaten:
- De inhoud. Geen diagnose, geen saldo, geen dossierdetail. Een onderwerp dat het document samenvat haalt het nut van het voorblad onderuit.
- Volledige identificatiegegevens. Geen volledige geboortedatum, BSN, patiëntnummer of rekeningnummer. De laatste vier cijfers volstaan om het bij het dossier te leggen.
- Een geheimhoudingsclausule langer dan twee zinnen. Lange worden niet gelezen en duwen het nuttige naar een tweede pagina.
Voorbladen zijn pagina's
Elk pakket telt het voorblad als pagina, tegen uw tegoed en tegen de paginalimiet per fax. Bij een document van twee pagina's is het een derde van de verzending. Laat het weg als de ontvanger u verwacht.
Wanneer u hem weglaat
Weet de ontvanger dat de fax komt en gaat hij naar zijn eigen apparaat, dan is het voorblad een pagina ceremonie. Zijn plaats verdient het in het omgekeerde geval: een organisatie, een gedeelde lijn en niemand die u verwacht.
De koptekst is niet het voorblad
Los van wat u schrijft, stempelt het ontvangende apparaat boven elke pagina een regel: afzendernummer, tijd en paginateller. Die is niet weg te halen, en daarom komt een document met inhoud in de bovenste 10 mm doorgestreept aan. Laat de marge — wat een fax met een pdf doet behandelt de rest.