Inviare un fax via email, senza apparecchio fax
Allega il documento, invialo al numero di fax usato come indirizzo e leggi il rapporto di trasmissione. In tutto due minuti.
Un fax è uno scanner, un modem e una stampante nella stessa scatola, e due dei tre li hai già. Resta il modem e la linea che compone il numero: è esattamente ciò che sostituisce un servizio di fax online. Dal tuo lato diventa un'email con un allegato.
Cosa serve prima di iniziare
- Il documento in PDF. Quasi tutto si converte, ma il PDF arriva senza sorprese – vedi cosa fa un fax a un PDF.
- Il numero di fax del destinatario, in formato internazionale completo. Un numero di fax somiglia a un numero di telefono perché lo è.
- Un numero tuo. Non per inviare, ma per ricevere la risposta – e perché l'apparecchio ricevente stampa il tuo numero su ogni pagina.
I passaggi
- Apri un nuovo fax dalla dashboard, oppure scrivi un'email all'indirizzo del numero.
- Allega il documento. Uno o più file: arrivano come un unico fax, nell'ordine in cui li hai allegati.
- Aggiungi una copertina se il destinatario è un'organizzazione. Cosa ci va è più breve di quanto suggeriscano i modelli.
- Invia e lascia fare. Un fax non è immediato: la linea va composta, accettata e negoziata prima che parta la prima pagina.
Prima mandalo a te stesso
Prima del fax che conta, manda una pagina al tuo numero. Vedrai esattamente quello che vede il destinatario — risoluzione, copertina, intestazione — al prezzo di una pagina.
Cosa dimostra davvero la conferma
Alla fine della trasmissione ricevi un rapporto. Vale la pena capirlo, perché è l'unica prova che avrai che le pagine sono arrivate: registra che l'altro capo ha risposto, quante pagine sono state negoziate e accettate e quanto è durata la chiamata. Non registra che qualcuno le abbia lette.
La differenza conta: separa il fax dalla conferma di lettura di un'email ed è il motivo per cui i settori regolamentati faxano ancora. Cosa prova un rapporto di trasmissione lo esamina riga per riga.
Quando non passa
La maggior parte dei fallimenti è dall'altra parte: una linea che squilla a vuoto, un apparecchio senza carta, un numero diventato voce due anni fa. Il servizio riprova ciò che vale la pena riprovare e indica la causa – l'elenco completo è in perché un fax non parte.
L'unico errore che di solito è tuo: un documento oltre il limite di pagine per fax. Un contratto di 60 pagine non parte su un piano che si ferma a 50; dividilo o cambia piano.
Ha senso faxarlo?
Spesso no. Se il destinatario accetta un'email, l'email è più rapida, più economica e più facile da provare. In Italia però la domanda è un'altra, perché esiste la PEC: PEC o fax spiega quando serve ancora l'una e quando l'altro.