Cosa va su una copertina fax — e cosa non deve andarci
Sei righe: a chi, da chi, come raggiungerti, la data, il numero di pagine e una riga di oggetto. Mai il contenuto.
Una copertina esiste per un motivo: un fax finisce in un vassoio condiviso, e la prima persona a raccoglierlo non è il destinatario. Tutto quello che c'è su quella pagina deve aiutarla a smistarlo, e niente deve dirle ciò che non la riguarda.
Le sei righe che contano
- A — una persona o un ufficio, e l'organizzazione. «Amministrazione» va bene; «A chi di competenza» è una pagina che resta sull'apparecchio.
- Da — nome e organizzazione, scritti come vuoi che ti vengano riletti al telefono.
- Un recapito. Non solo il fax: una linea voce o un'email. Metà dei fax senza risposta lo sono perché nessuno ha potuto chiedere nulla.
- Data e ora, perché l'orologio dell'apparecchio ricevente sbaglia più spesso di quanto azzecchi.
- Numero di pagine, copertina inclusa. È così che il destinatario capisce se una trasmissione parziale gli è costata qualcosa — vedi cosa prova un rapporto di trasmissione.
- Una riga di oggetto. «Impegnativa, appuntamento 14 marzo»: abbastanza per smistare, non abbastanza per leggere.
Cosa non deve andarci
La copertina è la pagina che più probabilmente vedrà la persona sbagliata: quindi è quella che deve portare meno. Da escludere:
- Il contenuto. Nessuna diagnosi, nessun saldo, nessun dettaglio di pratica. Un oggetto che riassume il documento annulla il senso della copertina.
- Identificativi completi. Né data di nascita intera, né codice fiscale, né numero di pratica o di conto. Le ultime quattro cifre bastano per l'abbinamento.
- Un'informativa di riservatezza oltre le due frasi. Le lunghe non vengono lette e spingono l'utile su una seconda pagina.
Le copertine sono pagine
Ogni piano la conta come pagina, sul tuo plafond e sul limite per singolo fax. Su un documento di due pagine è un terzo dell'invio. Toglila quando il destinatario ti aspetta.
Quando farne a meno
Se il destinatario sa che il fax arriva e va al suo apparecchio, la copertina è una pagina di cerimonia. Si guadagna il posto nel caso opposto: un ente, una linea condivisa, nessuno che ti aspetta.
L'intestazione non è la copertina
A prescindere da quello che scrivi, l'apparecchio ricevente stampa una riga in cima a ogni pagina: numero mittente, ora, contatore pagine. Non si può togliere, ed è il motivo per cui un documento con contenuto nei primi 10 mm arriva sbarrato. Lascia il margine — cosa fa un fax a un PDF copre il resto.