Perché il fax non è partito, causa per causa
Quasi sempre è l'altro capo, non il tuo documento: una linea che squilla a vuoto, un apparecchio senza carta, un numero diventato voce.
Un fax fallisce rumorosamente, a differenza di un'email, e questo è uno dei suoi ultimi vantaggi. L'errore torna con una causa, e la causa dice se riprovare, correggere qualcosa o alzare il telefono. Ecco tutte quelle che vale la pena conoscere, più o meno per frequenza.
Nessuna risposta
Ha squillato e non ha risposto nessuno. Quasi sempre l'altro capo: un apparecchio spento di notte, o un numero presidiato solo in orario d'ufficio. Il fallimento più comune e il meno preoccupante.
Cosa fare: nulla. Il servizio riprova da solo, distanziando i tentativi. Riprovare a mano dopo un minuto aggiunge solo un secondo fallimento al registro.
Occupato
Qualcosa ha risposto, ed era un fax già impegnato. Frequente negli enti che ricevono molti fax su una sola linea, e proprio negli orari che ci si aspetta: la mattina presto e subito dopo pranzo.
Ha risposto una voce
La chiamata è finita su una persona o su una segreteria invece che su un tono fax. È la causa su cui vale la pena fermarsi, perché riprovare non serve. Di solito significa una di tre cose: il numero è una linea voce, è stato riassegnato, oppure qualcuno deve mettere l'apparecchio in ricezione manualmente — pratica ancora diffusa in molti piccoli uffici.
La trasmissione è partita e si è interrotta
Il caso peggiore, perché ha funzionato a metà. Il rapporto mostrerà meno pagine accettate di quelle inviate, e il destinatario ha stampato quelle. La qualità della linea è la ragione abituale, i documenti lunghi le vittime abituali: ogni pagina in più è un minuto in più in cui la linea può cadere.
Rimanda tutto
Non rimandare mai solo le pagine mancanti. Il destinatario non ha modo di sapere che il secondo fax continua il primo, e un documento ricomposto a intuito da due fax è peggio di un documento inviato due volte.
L'altro capo è senza carta o senza memoria
Un apparecchio che non può né memorizzare né stampare rifiuta la chiamata. A seconda del modello sembra occupato o un rifiuto netto. Dal tuo lato non cambia nulla, e di solito si risolve il giorno lavorativo successivo.
Il numero era sbagliato
Più che un fallimento, un successo all'indirizzo sbagliato. Due forme: manca il prefisso internazionale — un numero di fax vuole la forma internazionale completa, come un numero di telefono — e una cifra invertita, che produce un rapporto impeccabile dall'apparecchio di un estraneo. Se il rapporto dice successo e il destinatario non ha ricevuto nulla, controlla prima il numero sul rapporto.
Il documento era troppo grande
L'unico errore davvero tuo. Ogni piano limita le pagine di un singolo fax: il limite esiste perché una chiamata di un'ora è un'ora in cui la linea può cadere. Un contratto di 60 pagine non parte con un tetto di 50. Dividilo in un punto sensato e avvisa il destinatario, oppure cambia piano.
Il problema era la scansione
Non è un fallimento, ma produce la stessa telefonata. Una pagina che arriva nera, rigata o illeggibile era quasi sempre una foto di un documento invece che una scansione. Cosa fa un fax a un PDF spiega cosa sopravvive al viaggio.
Quando smettere di riprovare
Tre fallimenti con la stessa causa non sono sfortuna, sono un fatto su quel numero. Da lì in poi la via più rapida è una telefonata — e se si scopre che il numero non è più un fax da due anni, meglio saperlo prima del quarto tentativo.