Envoyer un fax par e-mail, sans télécopieur
Joignez le document, envoyez-le au numéro de fax utilisé comme adresse, puis lisez le rapport de transmission. Deux minutes en tout.
Un télécopieur, c'est un scanner, un modem et une imprimante dans un même boîtier – et vous possédez déjà deux des trois. Reste le modem et la ligne qu'il compose : c'est exactement ce qu'un service de fax en ligne remplace. De votre côté, l'opération devient un e-mail avec une pièce jointe.
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Le document, en PDF. Presque tout se convertit, mais le PDF traverse sans mauvaise surprise – voir ce qu'un fax fait à un PDF.
- Le numéro de fax du destinataire, au format international complet. Un numéro de fax ressemble à un numéro de téléphone parce que c'en est un.
- Un numéro à vous. Pas pour envoyer, mais pour recevoir la réponse – et parce que le télécopieur d'en face imprime votre numéro en haut de chaque page.
Les étapes
- Ouvrez un nouveau fax depuis le tableau de bord, ou écrivez un e-mail à l'adresse du numéro.
- Joignez le document. Un fichier ou plusieurs : ils arrivent en un seul fax, dans l'ordre où vous les avez joints.
- Ajoutez une page de garde si le destinataire est une organisation. Ce qu'elle doit contenir est plus court que ne le suggèrent la plupart des modèles.
- Envoyez, puis laissez faire. Un fax n'est pas instantané : la ligne est composée, décrochée et négociée avant que la première page ne parte.
Envoyez-vous-le d'abord
Avant le fax qui compte, envoyez une page à votre propre numéro. Vous verrez exactement ce que voit le destinataire – résolution, page de garde, en-tête – pour le prix d'une page.
Ce que la confirmation prouve réellement
À la fin de la transmission, vous recevez un rapport. Il mérite d'être compris, car c'est la seule preuve que vous aurez que les pages sont arrivées : il consigne la réponse du destinataire, le nombre de pages négociées et acceptées, et la durée de l'appel. Ce qu'il ne consigne pas, c'est que quelqu'un les ait lues.
La nuance compte : c'est ce qui sépare le fax d'un accusé de lecture, et c'est pourquoi les secteurs réglementés faxent encore. Ce que prouve un rapport de transmission le détaille ligne par ligne.
Quand ça ne passe pas
La plupart des échecs viennent d'en face : une ligne qui sonne dans le vide, un appareil sans papier, un numéro devenu ligne vocale depuis deux ans. Un service de fax réessaie ce qui mérite de l'être et vous indique la cause – la liste complète est dans pourquoi un fax échoue.
Le seul échec qui vient généralement de vous : un document au-delà de la limite de pages par fax. Un contrat de 60 pages ne partira pas sur une formule plafonnée à 50 ; découpez-le, ou changez de formule.
Faut-il vraiment faxer ceci ?
Souvent non. Si le destinataire accepte un e-mail, l'e-mail est plus rapide, moins cher et plus facile à prouver. Le fax subsiste là où le processus d'en face l'exige – cabinets, tribunaux, assureurs, administrations – et là où il faut une preuve d'acheminement qui ne dépende pas du serveur de messagerie du destinataire. En santé, une seconde question se pose : le fax face à MSSanté.