Ce que prouve un rapport de transmission de fax — et ce qu'il ne prouve pas
Il prouve qu'un appareil à ce numéro a répondu et accepté un nombre de pages donné. Pas que quelqu'un les a lues.
Le rapport de transmission est le reçu que laisse un fax. C'est aussi le document le plus mal compris de toute l'opération : on le lit comme une preuve de remise à une personne, alors qu'il prouve une poignée de main entre deux machines. La nuance est le plus souvent sans importance, et parfois décisive.
Ce qui y figure réellement
- Le numéro composé, exactement tel qu'il a été composé — pas le nom de l'organisation, les chiffres.
- L'identifiant du destinataire, la chaîne que l'appareil d'en face annonce. Souvent un numéro, parfois une raison sociale, parfois rien.
- Le nombre de pages acceptées. Pas celui que vous avez envoyé : celui que l'appareil récepteur a confirmé. Quand les deux diffèrent, c'est la ligne intéressante.
- Durée et vitesse. Une mauvaise ligne négocie à la baisse ; une longue durée pour peu de pages signale une connexion médiocre, pas un long document.
- Le résultat, et le point d'échec le cas échéant.
- Un horodatage, avec le fuseau indiqué.
Ce qu'il prouve
Qu'à l'instant indiqué, un appareil compatible fax a répondu à ce numéro, négocié une session et accusé réception d'un nombre précis de pages. Cet accusé n'est pas une politesse : l'appareil récepteur confirme chaque page au niveau du protocole une fois qu'il l'a. C'est pour cela que le fax a survécu dans les métiers réglementés bien après que l'e-mail soit devenu meilleur sur tout le reste — un accusé de lecture est facultatif et falsifiable ; celui-ci n'est ni l'un ni l'autre.
Ce qu'il ne prouve pas
- Qu'une personne l'a vu. Les pages peuvent être dans un bac de sortie, dans une pièce vide.
- Que vous avez envoyé le bon document. Le rapport compte des pages, il ignore ce qu'il y a dessus. Conservez la copie envoyée — un service de fax la range avec le dossier, et c'est tout l'intérêt.
- Que le numéro appartient à qui vous croyez. Les numéros sont réattribués, et un chiffre inversé produit un rapport impeccable depuis l'appareil d'un inconnu.
- Que c'était lisible. Un fax est le scan d'un scan. Une page peut arriver complète et illisible, et le rapport dira qu'elle est arrivée.
Le cas de la transmission partielle
Si le rapport indique moins de pages acceptées qu'envoyées, le fax n'est pas arrivé : il est à moitié arrivé, et le destinataire a imprimé ce qu'il avait. Renvoyez le document entier, pas le reliquat — le destinataire n'a aucun moyen de savoir que votre second fax prolonge le premier.
Le conserver pour qu'il vaille encore quelque chose plus tard
Un rapport n'est une preuve que tant que vous pouvez le produire, sous une forme que personne n'a à croire sur parole. Concrètement : rangé avec le document auquel il se rapporte, horodaté par autre chose que votre propre classement, et récupérable par quelqu'un d'autre que vous.
C'est tout l'argument du service de fax face à l'appareil dans le couloir. Voir la traçabilité que laisse un fax et combien de temps conserver les fax.
Quand il n'y a pas de rapport
Pas de rapport signifie que l'appel n'a jamais abouti — ce n'est pas un échec de remise, mais le plus souvent une ligne occupée ou qui sonne dans le vide. Une nouvelle tentative, pas un incident. Pourquoi un fax échoue reprend chaque cause.