Pourquoi votre fax a échoué, cause par cause
La plupart des échecs viennent d'en face, pas de votre document : une ligne qui sonne dans le vide, un appareil sans papier, un numéro devenu ligne vocale.
Un fax échoue bruyamment, contrairement à un e-mail — c'est l'un de ses derniers avantages. L'échec revient avec une cause, et la cause vous dit s'il faut réessayer, corriger quelque chose ou décrocher le téléphone. Voici toutes celles qui méritent d'être connues, à peu près par fréquence.
Pas de réponse
Ça a sonné, personne n'a décroché. Presque toujours d'en face : un appareil éteint la nuit, ou un numéro tenu seulement aux heures de bureau. L'échec le plus courant et le moins inquiétant.
Que faire : rien. Un service de fax réessaie automatiquement, en espaçant. Relancer à la main dans la minute ne fait qu'ajouter un second échec au dossier.
Occupé
Quelque chose a répondu, et c'était un télécopieur déjà en communication. Fréquent dans les organisations qui reçoivent beaucoup de fax sur une seule ligne, et précisément aux heures qu'on imagine : en tout début de matinée et juste après le déjeuner.
Une voix a répondu
L'appel est tombé sur une personne ou une annonce plutôt que sur une tonalité de fax. C'est la cause qui mérite qu'on s'arrête, car réessayer n'y changera rien. Elle signifie en général l'une de trois choses : le numéro est une ligne vocale, il a été réattribué, ou quelqu'un doit basculer l'appareil en réception manuellement — ce qui reste l'usage dans un nombre surprenant de petits cabinets.
La transmission a commencé puis s'est arrêtée
Le pire cas, parce qu'il a à moitié marché. Le rapport indiquera moins de pages acceptées qu'envoyées, et le destinataire a imprimé celles-là. La qualité de ligne en est la cause habituelle, les longs documents les victimes habituelles : chaque page supplémentaire est une minute de plus pendant laquelle la ligne peut lâcher.
Renvoyez tout
Ne renvoyez jamais seulement les pages manquantes. Le destinataire n'a aucun moyen de savoir que votre second fax prolonge le premier, et un document reconstitué au jugé à partir de deux fax est pire qu'un document envoyé deux fois.
L'appareil d'en face n'a plus de papier ni de mémoire
Un appareil qui ne peut ni stocker ni imprimer refuse l'appel. Selon le modèle, cela ressemble à une ligne occupée ou à un rejet net. Rien de votre côté n'y changera quoi que ce soit, et cela se règle en général le lendemain ouvré.
Le numéro était faux
Moins un échec qu'une réussite à la mauvaise adresse. Deux formes : un indicatif pays manquant — un numéro de fax exige sa forme internationale complète, comme un numéro de téléphone — et un chiffre inversé, qui produit un rapport impeccable depuis l'appareil d'un inconnu. Si le rapport dit succès et que le destinataire n'a rien reçu, vérifiez d'abord le numéro sur le rapport.
Le document était trop volumineux
Le seul échec qui vous appartienne vraiment. Chaque formule plafonne le nombre de pages d'un même fax — la limite existe parce qu'une communication d'une heure est une heure pendant laquelle une ligne peut tomber. Un contrat de 60 pages ne partira pas sous un plafond de 50 : découpez-le à un endroit sensé et prévenez le destinataire, ou changez de formule.
Le problème venait du scan
Pas un échec, mais cela provoque le même coup de fil. Une page qui arrive noire, striée ou illisible était le plus souvent une photo de document plutôt qu'un scan. Ce qu'un fax fait à un PDF détaille ce qui survit au voyage.
Quand arrêter de réessayer
Trois échecs avec la même cause, ce n'est pas de la malchance, c'est un fait sur ce numéro. À partir de là, le plus rapide est un appel — et s'il s'avère que le numéro n'est plus une ligne de fax depuis deux ans, autant le savoir avant la quatrième tentative.