Ce qui doit figurer sur une page de garde de fax — et ce qui ne doit pas
Six lignes : à qui, de qui, comment vous joindre, la date, le nombre de pages et une ligne d'objet. Jamais le contenu.
Une page de garde existe pour une raison : un fax arrive dans un bac partagé, et la première personne à le prendre n'est pas le destinataire. Tout ce qui figure sur cette page doit l'aider à l'orienter, et rien ne doit lui apprendre ce qui ne la regarde pas.
Les six lignes qui comptent
- À — une personne ou un service, et l'organisation. « Comptabilité » convient ; « À qui de droit » est une page qui reste sur l'appareil.
- De — votre nom et votre organisation, orthographiés comme vous voulez qu'on vous les relise au téléphone.
- Un numéro où vous joindre. Pas seulement le fax : une ligne vocale ou un e-mail. La moitié des fax sans réponse le sont parce que personne n'a pu poser de question.
- Date et heure, car l'horloge de l'appareil destinataire est fausse plus souvent qu'à son tour.
- Le nombre de pages, page de garde comprise. C'est ainsi que le destinataire sait si une transmission partielle lui a coûté quelque chose — voir ce que prouve un rapport de transmission.
- Une ligne d'objet. « Courrier d'adressage, RDV du 14 mars » — assez pour orienter, pas assez pour lire.
Ce qui ne doit pas y figurer
La page de garde est celle qui a le plus de chances d'être vue par la mauvaise personne : c'est donc celle qui doit en porter le moins. À proscrire :
- Le contenu. Pas de diagnostic, pas de solde, pas de détail de dossier. Un objet qui résume le document annule l'intérêt de la page de garde.
- Les identifiants complets. Ni date de naissance complète, ni numéro de sécurité sociale, ni numéro de dossier ou de compte. Les quatre derniers chiffres suffisent au rapprochement.
- Une mention de confidentialité de plus de deux phrases. Les longues ne sont pas lues et repoussent l'utile sur une seconde page.
Une page de garde est une page
Toutes les formules la comptent comme une page, sur votre forfait et sur la limite de pages par fax. Sur un document de deux pages, c'est un tiers du fax. Supprimez-la quand le destinataire vous attend.
Quand s'en passer
Si le destinataire sait que le fax arrive et qu'il part vers son propre appareil, la page de garde est une page de cérémonie. Elle mérite sa place dans le cas inverse : une organisation, une ligne partagée, personne qui vous attend.
L'en-tête n'est pas la page de garde
Indépendamment de ce que vous écrivez, l'appareil destinataire imprime une ligne en haut de chaque page : numéro émetteur, heure, compteur de pages. Elle n'est pas supprimable, et c'est pourquoi un document dont le contenu commence dans les 10 premiers millimètres arrive barré. Laissez la marge — ce qu'un fax fait à un PDF traite le reste.