Cómo enviar un fax por correo electrónico, sin máquina
Adjunta el documento, envíalo al número de fax como si fuera una dirección y lee el informe de transmisión. Dos minutos en total.
Un fax es un escáner, un módem y una impresora en la misma caja, y dos de los tres ya los tienes. Lo que queda —el módem y la línea que marca— es justo lo que sustituye un servicio de fax en línea. Desde tu lado, el trabajo se convierte en un correo con un archivo adjunto.
Lo que necesitas antes de empezar
- El documento en PDF. Casi todo se convierte, pero el PDF llega sin sorpresas – ver qué le hace un fax a un PDF.
- El número de fax del destinatario, en formato internacional completo. Un número de fax se parece a un número de teléfono porque lo es.
- Un número propio. No para enviar, sino para recibir la respuesta, y porque el aparato receptor imprime tu número en cada página.
Los pasos
- Abre un fax nuevo en el panel, o escribe un correo a la dirección del número.
- Adjunta el documento. Uno o varios archivos: llegan como un solo fax, en el orden en que los adjuntaste.
- Añade una portada si el destinatario es una organización. Lo que debe llevar es más corto de lo que sugieren la mayoría de las plantillas.
- Envía y déjalo. Un fax no es instantáneo: hay que marcar, que descuelguen y negociar la conexión antes de que salga la primera página.
Envíatelo primero a ti
Antes del fax que importa, manda una página a tu propio número. Verás exactamente lo que ve el destinatario —resolución, portada, cabecera— por el precio de una página.
Qué demuestra de verdad la confirmación
Al terminar la transmisión recibes un informe. Conviene entenderlo, porque es la única prueba que vas a tener de que las páginas llegaron: registra que el otro extremo contestó, cuántas páginas se negociaron y aceptaron, y cuánto duró la llamada. Lo que no registra es que alguien las haya leído.
Esa diferencia importa: separa el fax del acuse de lectura de un correo, y es la razón por la que los sectores regulados siguen faxeando. Qué demuestra un informe de transmisión lo repasa línea por línea.
Cuando no entra
La mayoría de los fallos son del otro lado: una línea que nadie descuelga, un aparato sin papel, un número que lleva dos años siendo de voz. El servicio reintenta lo que merece reintentarse y te dice la causa – la lista completa está en por qué falla un fax.
El único fallo que suele ser tuyo: un documento por encima del límite de páginas por fax. Un contrato de 60 páginas no sale en un plan que corta en 50; divídelo o cambia de plan.
¿Hay que faxear esto siquiera?
Muchas veces no. Si el destinatario acepta un correo, el correo es más rápido, más barato y más fácil de probar. El fax sobrevive donde el proceso del otro lado lo exige —consultas, juzgados, aseguradoras, administración— y donde hace falta una prueba de entrega que no dependa del servidor de correo ajeno. En España hay además una segunda pregunta: fax o firma electrónica.