Qué debe llevar una portada de fax — y qué no
Seis líneas: para quién, de quién, cómo localizarte, la fecha, el número de páginas y una línea de asunto. Nunca el contenido.
Una portada existe por un motivo: un fax cae en una bandeja compartida y la primera persona que lo coge no es el destinatario. Todo lo que hay en esa página debe ayudarle a encaminarlo, y nada debe contarle lo que no le incumbe.
Las seis líneas que importan
- Para — una persona o un departamento, y la organización. «Contabilidad» vale; «A quien corresponda» es una página que se queda en el aparato.
- De — tu nombre y tu organización, escritos como quieres que te los relean por teléfono.
- Un número donde localizarte. No solo el fax: una línea de voz o un correo. La mitad de los faxes sin respuesta lo son porque nadie pudo preguntar nada.
- Fecha y hora, porque el reloj del aparato receptor está mal más veces de las que está bien.
- Número de páginas, portada incluida. Así el destinatario sabe si una transmisión parcial le costó algo — ver qué demuestra un informe de transmisión.
- Una línea de asunto. «Derivación, cita del 14 de marzo»: suficiente para encaminar, insuficiente para leer.
Lo que no debe llevar
La portada es la página con más probabilidades de que la vea quien no debe, así que es la que menos debe cargar. Fuera:
- El contenido. Ni diagnóstico, ni saldo, ni detalle del expediente. Un asunto que resume el documento anula el sentido de la portada.
- Identificadores completos. Ni fecha de nacimiento completa, ni número de la seguridad social, ni número de historia o de cuenta. Los cuatro últimos dígitos bastan para casarlo con el expediente.
- Un aviso de confidencialidad de más de dos frases. Los largos no se leen y empujan lo útil a una segunda página.
Las portadas son páginas
Todos los planes la cuentan como página, contra tu cupo y contra el límite por fax. En un documento de dos páginas es un tercio del envío. Quítala cuando el destinatario te espera.
Cuándo prescindir de ella
Si el destinatario sabe que llega el fax y va a su propio aparato, la portada es una página de ceremonia. Se gana su sitio en el caso contrario: una organización, una línea compartida y nadie esperándote.
La cabecera no es la portada
Al margen de lo que escribas, el aparato receptor estampa una línea arriba de cada página: número emisor, hora y contador de páginas. No se puede quitar, y por eso un documento con contenido en los primeros 10 mm llega tachado. Deja el margen — qué le hace un fax a un PDF cubre el resto.