Fax per E-Mail senden – ohne Faxgerät
Dokument anhängen, an die Faxnummer als Adresse senden, Sendebericht lesen. Der ganze Vorgang dauert etwa zwei Minuten.
Ein Faxgerät ist ein Scanner, ein Modem und ein Drucker in einem Gehäuse – zwei davon haben Sie längst. Übrig bleibt das Modem und die Leitung, die es anwählt, und genau das ersetzt ein Online-Faxdienst. Auf Ihrer Seite wird daraus eine E-Mail mit Anhang.
Was Sie vorher brauchen
- Das Dokument als PDF. Fast alles lässt sich umwandeln, aber ein PDF übersteht den Weg ohne Überraschungen – siehe was ein Fax mit einem PDF macht.
- Die Faxnummer des Empfängers, vollständig: Landesvorwahl, Ortsvorwahl, Rufnummer. Eine Faxnummer sieht aus wie eine Telefonnummer, weil sie eine ist.
- Eine eigene Faxnummer. Nicht zum Senden, sondern für die Antwort – und weil das Empfangsgerät Ihre Nummer auf jede Seite druckt.
Die Schritte
- Neues Fax im Dashboard öffnen oder eine E-Mail an die Adresse der Nummer schreiben.
- Dokument anhängen. Eine Datei oder mehrere – sie kommen als ein Fax an, in der Reihenfolge des Anhängens.
- Deckblatt hinzufügen, wenn der Empfänger eine Organisation ist. Was daraufgehört ist kürzer als die meisten Vorlagen vermuten lassen.
- Senden und liegen lassen. Ein Fax ist nicht sofort da: Die Leitung wird angewählt, angenommen und ausgehandelt, bevor die erste Seite läuft.
Erst an sich selbst senden
Schicken Sie vor dem wichtigen Fax eine Seite an Ihre eigene Nummer. Sie sehen genau das, was die Gegenstelle sieht – Auflösung, Deckblatt, Kopfzeile – zum Preis einer Seite.
Was die Bestätigung wirklich aussagt
Nach der Übertragung erhalten Sie einen Sendebericht. Er ist der einzige Nachweis, den Sie je darüber haben werden, dass die Seiten angekommen sind: Er hält fest, dass die Gegenstelle geantwortet hat, wie viele Seiten ausgehandelt und angenommen wurden und wie lange die Verbindung stand. Nicht festgehalten wird, ob jemand sie gelesen hat.
Dieser Unterschied ist wichtiger, als er klingt – er trennt das Fax von der Lesebestätigung einer E-Mail und ist der Grund, warum in regulierten Bereichen überhaupt noch gefaxt wird. Was ein Sendebericht beweist – und was nicht geht ihn Zeile für Zeile durch.
Wenn es nicht durchgeht
Die meisten Fehlschläge liegen an der Gegenstelle: eine Leitung, die niemand annimmt, ein Gerät ohne Papier, eine Nummer, die seit zwei Jahren ein Sprachanschluss ist. Ein Faxdienst wiederholt selbständig, was sich zu wiederholen lohnt, und nennt die Ursache – die vollständige Liste steht in warum ein Fax fehlschlägt.
Der eine Fehler, der meist bei Ihnen liegt: ein Dokument über dem Seitenlimit pro Fax. Ein 60-seitiger Vertrag geht in einem Tarif mit 50 Seiten pro Fax nicht raus – teilen oder Tarif wechseln.
Sollten Sie das überhaupt faxen?
Oft nicht. Wenn der Empfänger eine E-Mail akzeptiert, ist die E-Mail schneller, günstiger und leichter zu belegen. Das Fax hält sich dort, wo der Prozess der Gegenseite es verlangt – Praxen, Gerichte, Versicherer, Behörden – und wo ein Zustellnachweis gebraucht wird, der nicht vom Mailserver der Gegenseite abhängt. Für Praxen kommt eine zweite Frage dazu: ob ein Fax unter der DSGVO überhaupt noch zulässig ist.