Warum Ihr Fax fehlgeschlagen ist – Ursache für Ursache
Die meisten Fehlschläge liegen an der Gegenstelle, nicht an Ihrem Dokument: niemand hebt ab, kein Papier, oder die Nummer ist längst ein Sprachanschluss.
Ein Fax scheitert im Vergleich zur E-Mail laut, und das ist einer seiner wenigen verbliebenen Vorteile. Der Fehlschlag kommt mit einer Ursache zurück, und die Ursache sagt Ihnen, ob Sie es erneut versuchen, etwas ändern oder zum Hörer greifen sollten. Hier alle Ursachen, die es zu kennen lohnt – ungefähr nach Häufigkeit.
Keine Antwort
Es hat geklingelt und niemand ist rangegangen. Fast immer die Gegenstelle: ein Gerät, das nachts aus ist, oder eine Nummer, die nur zu Bürozeiten besetzt ist. Der häufigste Fehlschlag und der harmloseste.
Was tun: nichts. Ein Faxdienst wiederholt das automatisch und zeitlich versetzt. Ein sofortiger Handversuch fügt dem Vorgang nur einen zweiten Fehlschlag hinzu.
Besetzt
Es hat jemand geantwortet, und es war ein Faxgerät mitten in einer anderen Übertragung. Üblich bei Organisationen mit vielen eingehenden Faxen auf einer Leitung – und genau zu den Zeiten, die man erwartet: morgens als Erstes und direkt nach der Mittagspause.
Es hat jemand gesprochen
Der Anruf ist bei einer Person oder einer Ansage gelandet, nicht bei einem Faxton. Diese Ursache lohnt das Innehalten, denn Wiederholen hilft nicht. Es heißt meist eines von drei Dingen: Die Nummer ist ein Sprachanschluss, die Nummer wurde neu vergeben, oder jemand muss das Gerät von Hand auf Faxempfang stellen – in erstaunlich vielen kleinen Büros noch immer die Regel.
Was tun: anrufen und fragen. Bei einer gemeinsam genutzten Leitung bitten Sie darum, das Gerät vor dem erneuten Senden zu starten.
Die Übertragung begann und brach ab
Der unangenehmste Fall, weil er halb funktioniert hat. Der Sendebericht zeigt weniger angenommene als gesendete Seiten, und der Empfänger hat diese Seiten ausgedruckt. Schlechte Leitungsqualität ist der übliche Grund, lange Dokumente die üblichen Opfer – jede weitere Seite ist eine weitere Minute, in der die Leitung abbrechen kann.
Das Ganze erneut senden
Senden Sie nie nur die fehlenden Seiten nach. Der Empfänger kann nicht wissen, dass Ihr zweites Fax das erste fortsetzt, und ein aus zwei Faxen zusammengeratenes Dokument ist schlimmer als ein zweimal gesendetes.
Die Gegenstelle hat kein Papier oder keinen Speicher
Ein Gerät, das nicht speichern oder drucken kann, was ihm angeboten wird, lehnt die Verbindung ab. Je nach Gerät sieht das aus wie Besetzt oder wie eine harte Abweisung. Von Ihrer Seite lässt sich nichts ändern; meist ist es am nächsten Werktag erledigt.
Die Nummer war falsch
Weniger ein Fehlschlag als ein Erfolg an der falschen Adresse. Zwei Formen: eine fehlende Landesvorwahl – eine Faxnummer braucht die vollständige internationale Form wie eine Telefonnummer – und eine vertauschte Ziffer, die einen tadellosen Sendebericht vom Gerät eines Fremden erzeugt. Wenn der Bericht Erfolg meldet und der Empfänger nichts bekommen hat, prüfen Sie zuerst die Nummer im Bericht.
Das Dokument war zu groß
Der eine Fehler, der wirklich bei Ihnen liegt. Jeder Tarif begrenzt die Seiten pro Fax – nicht aus Knauserigkeit, sondern weil eine einstündige Verbindung eine Stunde ist, in der die Leitung abbrechen kann. Ein 60-seitiger Vertrag geht bei einer Grenze von 50 Seiten nicht raus. Teilen Sie ihn an einer sinnvollen Stelle und sagen Sie dem Empfänger, dass es zwei sind – oder wechseln Sie den Tarif.
Das Problem war der Scan
Kein Fehlschlag, aber er führt zum selben Anruf. Eine Seite, die schwarz, streifig oder unlesbar ankommt, war meist ein Foto eines Dokuments statt eines Scans. Was ein Fax mit einem PDF macht beschreibt, was den Weg übersteht.
Wann man aufhören sollte
Drei Fehlschläge mit derselben Ursache sind kein Pech, sondern eine Tatsache über diese Nummer. Ab da ist der Anruf der schnellste Weg – und falls sich herausstellt, dass die Nummer seit zwei Jahren kein Faxanschluss mehr ist, weiß man das besser vor dem vierten Versuch.