Was ein Sendebericht beweist – und was nicht

Der Sendebericht ist der Beleg, den ein Fax hinterlässt. Er ist zugleich das am häufigsten missverstandene Dokument im ganzen Vorgang: Er wird als Zustellnachweis an eine Person gelesen, und er ist der Nachweis eines Handshakes zwischen zwei Geräten. Der Unterschied ist meist belanglos und gelegentlich entscheidend.

Was tatsächlich draufsteht

• Die gewählte Nummer, genau so, wie sie gewählt wurde – nicht der Name der Organisation, sondern die Ziffern.
• Die Kennung der Gegenstelle, also die Zeichenfolge, mit der sich das andere Gerät meldet. Oft eine Nummer, manchmal ein Firmenname, manchmal nichts.
• Die angenommene Seitenzahl. Nicht die gesendete – die vom Empfangsgerät bestätigte. Wenn beide auseinandergehen, ist genau das die interessante Zeile.
• Dauer und Geschwindigkeit. Eine schlechte Leitung handelt herunter; lange Dauer bei wenigen Seiten heißt meist schlechte Verbindung, nicht langes Dokument.
• Das Ergebnis, und wo es gescheitert ist, falls es das ist.
• Ein Zeitstempel mit angegebener Zeitzone.

Was er beweist

Dass zum angegebenen Zeitpunkt ein faxfähiges Gerät unter dieser Nummer geantwortet, eine Sitzung ausgehandelt und den Empfang einer bestimmten Seitenzahl quittiert hat. Diese Quittung ist keine Höflichkeit: Das Empfangsgerät bestätigt jede Seite auf Protokollebene, nachdem es sie hat. Genau deshalb hat sich das Fax in regulierten Bereichen gehalten, lange nachdem E-Mail in jeder anderen Hinsicht besser war – eine Lesebestätigung ist optional und fälschbar, das hier ist beides nicht.

Was er nicht beweist

1. Dass jemand es gesehen hat. Die Seiten können in einem Ausgabefach in einem leeren Raum liegen.
2. Dass Sie das richtige Dokument gesendet haben. Der Bericht zählt Seiten, er weiß nicht, was darauf steht. Bewahren Sie die gesendete Fassung auf – ein Faxdienst legt sie zum Vorgang, und das ist der Sinn der Sache.
3. Dass die Nummer dem gehört, den Sie meinen. Nummern werden neu vergeben, und eine vertauschte Ziffer erzeugt einen tadellosen Bericht vom Gerät eines Fremden.
4. Dass es lesbar war. Ein Fax ist der Scan eines Scans. Eine Seite kann vollständig und unlesbar ankommen, und der Bericht sagt: angekommen.

So aufbewahren, dass er später noch etwas wert ist

Ein Bericht ist nur so lange ein Beleg, wie Sie ihn vorlegen können – in einer Form, die niemand Ihnen glauben muss. Praktisch heißt das: beim zugehörigen Dokument abgelegt, mit einem Zeitstempel, der nicht aus Ihrer eigenen Ablage stammt, und abrufbar auch von jemandem, der nicht Sie ist.

Das ist das ganze Argument für einen Faxdienst gegenüber dem Gerät in der Ecke. Das Gerät druckt den Bericht auf dieselbe Rolle wie alles andere, dann heftet ihn jemand ab. Ein Dienst hält Bericht, Dokument und Status als einen Vorgang zusammen – siehe die Nachweiskette eines Fax und wie lange Faxe aufzubewahren sind.

Wenn es keinen Bericht gibt

Kein Bericht heißt, die Verbindung kam nie zustande – das ist nicht dasselbe wie eine gescheiterte Zustellung, sondern meist besetzt oder niemand hebt ab. Ein Fall für einen Wiederholungsversuch, kein Vorfall. Warum ein Fax fehlschlägt geht die Ursachen durch.