Was auf ein Fax-Deckblatt gehört – und was nicht
Sechs Zeilen: an wen, von wem, wie erreichbar, Datum, Seitenzahl und eine Betreffzeile. Niemals der Inhalt.
Ein Deckblatt gibt es aus einem Grund: Ein Fax landet in einem gemeinsamen Ausgabefach, und zuerst nimmt es jemand in die Hand, der nicht der Empfänger ist. Alles auf dieser Seite soll dieser Person beim Weiterleiten helfen – und nichts darauf soll ihr etwas verraten, was sie nichts angeht.
Die sechs Zeilen, die zählen
- An – eine Person oder eine Abteilung, plus die Organisation. „Buchhaltung“ genügt; „An die zuständige Stelle“ ist eine Seite, die am Gerät liegen bleibt.
- Von – Ihr Name und Ihre Organisation, so geschrieben, wie Sie am Telefon zurückgelesen werden möchten.
- Eine Nummer, unter der man Sie erreicht. Nicht nur die Faxnummer: eine Sprachleitung oder eine E-Mail. Die halbe Ursache unbeantworteter Faxe ist, dass niemand nachfragen konnte.
- Datum und Uhrzeit, denn die Uhr des Empfangsgeräts geht häufiger falsch als richtig.
- Seitenzahl inklusive Deckblatt. Nur so erkennt der Empfänger, ob eine Teilübertragung ihn etwas gekostet hat – siehe was ein Sendebericht beweist.
- Eine Betreffzeile. „Überweisung, Termin 14. März“ – genug zum Weiterleiten, zu wenig zum Mitlesen.
Was nicht daraufgehört
Das Deckblatt ist die Seite, die am ehesten die falsche Person sieht – also die Seite, die am wenigsten tragen darf. Weglassen:
- Den Inhalt. Keine Diagnose, kein Kontostand, keine Falldetails. Ein Betreff, der das Dokument zusammenfasst, hebt den Sinn des Deckblatts auf.
- Vollständige Kennungen. Kein volles Geburtsdatum, keine Versicherten-, Patienten- oder Kontonummer. Wenn der Empfänger zuordnen muss, reichen die letzten vier Stellen.
- Einen Vertraulichkeitshinweis über zwei Sätze hinaus. Die langen liest niemand, und sie schieben die nützlichen Zeilen auf eine zweite Seite.
Deckblätter sind Seiten
Jeder Tarif zählt das Deckblatt als Seite – gegen Ihr Kontingent und gegen das Seitenlimit pro Fax. Bei einem zweiseitigen Dokument ist es ein Drittel des Fax. Lassen Sie es weg, wenn der Empfänger Sie erwartet.
Wann man ganz darauf verzichtet
Weiß der Empfänger, dass das Fax kommt, und geht es an sein eigenes Gerät, ist das Deckblatt eine Seite Zeremonie. Seinen Platz verdient es im umgekehrten Fall: eine Organisation, eine gemeinsame Leitung, niemand, der Sie erwartet.
Die Kopfzeile ist nicht das Deckblatt
Unabhängig von allem, was Sie schreiben, stempelt das Empfangsgerät oben auf jede Seite eine Zeile: Absendernummer, Uhrzeit, Seitenzähler. Sie lässt sich nicht entfernen, und deshalb kommt ein Dokument mit Inhalt in den obersten 10 mm durchgestrichen an. Rand lassen – was ein Fax mit einem PDF macht behandelt die übrige Geometrie.