Fax empfangen ohne Faxgerät
Eine Faxnummer ist eine Rufnummer, die mit einem Modem antwortet. Richtet man sie auf Software statt auf ein Gerät, kommen die Seiten als PDF an.
Die meisten stellen sich eine Faxnummer als Eigenschaft eines Geräts vor – das Gerät ist die Nummer, und wer es aussteckt, nimmt die Nummer mit. Es ist umgekehrt. Die Nummer gehört dem Netz, und was sie beantwortet, ist eine Entscheidung. Richten Sie sie auf ein Gerät, kommt Papier; richten Sie sie auf Software, kommen Dateien.
Was passiert, wenn Ihnen jemand faxt
- Das Gerät der Gegenstelle wählt Ihre Nummer, und der Carrier nimmt ab – im Rechenzentrum, mit einem Modem in Software.
- Beide Seiten handeln aus: Geschwindigkeit, Auflösung, Seitenformat. Dann laufen die Seiten einzeln, jede beim Ankommen quittiert.
- Aus den Seiten wird ein Dokument, das mit Absendernummer, Uhrzeit und Seitenzahl im Posteingang erscheint. Das Gerät der Gegenstelle druckt seinen Sendebericht und merkt nichts.
Für den Absender ändert sich nichts. Er wählt eine Faxnummer, hört einen Faxton, bekommt einen Sendebericht. Das ist wichtig, denn der Grund, warum Sie überhaupt eine Faxnummer brauchen, ist meist der Prozess von jemand anderem.
Die Nummer wählen
Eine Faxnummer ist geografisch, so wie eine Telefonnummer es ist: Die Vorwahl sagt, wo Sie sind, und für eine Praxis oder ein Gericht ist das keine Zierde. Zwei Dinge entscheiden:
- Das Land. In den USA und Kanada wird die Nummer sofort vergeben. Überall sonst verlangt die Regulierung vorher Unterlagen – eine Anschrift im Land, ein Handelsregisterauszug, teils ein Ausweis – und die Nummer kommt nach einer Prüfung, nicht auf Klick. In Deutschland ist genau das der Normalfall; wie man eine deutsche Faxnummer bekommt beschreibt den Ablauf.
- Die Vorwahl, wo das Land welche hat. Manche haben gar keine; dort ist die Nummer schlicht national.
Sie haben schon eine Nummer?
Meist müssen Sie sie nicht aufgeben. Eine bestehende Faxnummer zu behalten ist ein Portierungsauftrag beim bisherigen Anbieter – siehe Faxnummer mitnehmen.
Wohin die Seiten tatsächlich gehen
Über diesen Teil lohnt es sich länger nachzudenken, denn hier liegt der Fehler des Geräts im Flur. Ein empfangenes Fax ist ein Dokument, das Ihnen jemand geschickt hat – oft genau die Art von Information, die nicht offen in einem Ausgabefach liegen sollte.
Empfangene Faxe landen in einem Postfach, nicht auf Papier. Wer dieses Postfach öffnen darf, ist eine Einstellung und nicht die Frage, wer gerade vorbeigeht – das ganze Argument aus ein Faxanschluss für ein Team, ohne geteiltes Passwort.
Was Sie ehrlicherweise verlieren
Zwei Dinge. Ein Gerät funktioniert, wenn das Internet nicht funktioniert – das betrifft genau ein Szenario, und man sollte es benennen. Und ein Gerät liefert sofort ein Blatt Papier, was manche Anmeldungen tatsächlich noch bevorzugen.
Im Gegenzug geht zwischen Ausgabefach und Akte nichts verloren, das Dokument ist durchsuchbar, und was wann ankam, wird nicht vom Gedächtnis einer Person aufbewahrt.